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Cómo cargar y administrar archivos en Microsoft Teams

28/10/2020

Microsoft Teams no es solo una plataforma para comunicarse con colegas, ya sea que trabaje desde casa o en la oficina. También es una plataforma para colaborar en tiempo real y compartir archivos sin tener que interrumpir el flujo de trabajo.

Aunque, en su mayor parte, cargar, compartir y colaborar con archivos (Word, Excel, PowerPoint, imágenes, etc.) es un proceso sencillo, Microsoft Teams usa diferentes tecnologías de almacenamiento, incluidas OneDrive para Chat y SharePoint para Teams, que pueden hacer las tareas un poco confusas al principio, debido a las opciones y restricciones que dependen de la experiencia.

En esta guía de Windows 10, lo guiaremos a través de los pasos para comenzar a cargar y administrar archivos con Microsoft Teams.

Cómo funciona el almacenamiento de archivos en Microsoft Teams

En Microsoft Teams, existen dos tipos de almacenamiento, incluidos SharePoint y OneDrive para la empresa.

SharePoint

Si comparte archivos en un equipo (canal), esos archivos se almacenarán en la carpeta de SharePoint de la cuenta, que se puede encontrar siguiendo estos pasos:

  1. Abierto Equipos de Microsoft.
  2. Haga clic en Archivos.
  3. Haga clic en Equipos de Microsoft.

    Pestaña archivos en Microsoft Teams

  4. (Opcional) Haga clic en el botón de menú (de tres puntos) junto al archivo para acceder al menú contextual con opciones para ver el archivo en línea, descargarlo u obtener el enlace para compartir el archivo con otros colegas.

Una vez que complete los pasos, los archivos aparecerán en el lado derecho. Si no ve un archivo en particular, puede hacer clic en el Actualizar botón de la esquina superior derecha.

Si alguna vez descarga un archivo a su computadora, será accesible desde la ubicación especificada, pero en la pestaña «Archivos» de Teams, también encontrará un Descargas sección con el historial de sus archivos descargados. Si hace clic en el archivo dentro de esta sección, se abrirá desde el Explorador de archivos.

Los archivos almacenados en la sección Microsoft Teams solo estarán disponibles para todos los miembros del canal.

OneDrive para empresas

Si comparte un archivo de forma privada con una o más personas, el archivo se almacenará en la carpeta OneDrive for Business de la cuenta de Teams, y se pueden encontrar mediante estos pasos:

  1. Abierto Equipos de Microsoft.
  2. Haga clic en Archivos.
  3. Haga clic en OneDrive.

    Pestaña Archivos Opción OneDrive

  4. Haga clic en la carpeta que contiene los archivos.
  5. Haga clic para abrir el archivo.

La experiencia es similar a la interfaz de OneDrive disponible en la web, incluidas opciones para crear una nueva carpeta, cargar archivos, sincronizar contenido y copiar un enlace para compartir. Además, a diferencia de la sección Microsoft Teams, puede usar la opción de menú de la esquina superior derecha para cambiar la vista de archivos a lista, compacta o mosaicos.

Cómo cargar archivos en Microsoft Teams

Aunque cargar y compartir archivos es un proceso sencillo, los pasos y las restricciones serán diferentes dependiendo de si está utilizando el chat o los canales del equipo.

Cargar archivos en la carpeta de Microsoft Teams

A pesar de la capacidad de administrar archivos almacenados en el SharePoint carpeta (Microsoft Teams) de la pestaña «Archivos», no es posible cargar archivos usando esta interfaz. En cambio, la única forma de cargar archivos en este almacenamiento es compartir el archivo directamente en el canal de grupo.

Para cargar archivos en Teams, siga estos pasos:

  1. Abierto Equipos de Microsoft.
  2. Haga clic en Equipos.
  3. Seleccione el equipo (canal).
  4. Haga clic en el Adjuntar botón de la sección de mensajes.
  5. Haga clic en el Subir desde mi computadora opción.

    Cargar archivos al canal en Microsoft Teams

  6. Seleccione el archivo.
  7. Haga clic en el Abierto botón.
  8. Haga clic en el Enviar botón.

    Publicar archivo en Microsoft Teams

Una vez que complete los pasos, los archivos serán visibles para cualquier persona en el canal y aparecerán en la sección «Microsoft Teams» de «Archivos». Después de cargar el archivo, puede hacer referencia al mismo elemento seleccionando el Equipos de Microsoft opción de la Adjuntar menú.

Cargar archivos en la carpeta OneDrive

Por otro lado, puede cargar archivos al OneDrive carpeta directamente usando la pestaña «Archivos», pero estos archivos solo estarán disponibles para usted. Además, los archivos que comparta de forma privada con otros colegas mediante «Chat» aparecerán en esta carpeta, pero nuevamente, solo usted podrá verlos.

Para cargar archivos a la carpeta OneDrive usando la pestaña «Chat», siga estos pasos:

  1. Abierto Equipos de Microsoft.
  2. Haga clic en Charla.
  3. Seleccione un chat reciente (o comience uno nuevo).
  4. Haga clic en el Adjuntar botón de la sección de mensajes.
  5. Haga clic en el Subir desde mi computadora opción. (O la OneDrive opción, si el archivo ya se ha cargado).

    Adjuntar archivo a la publicación de Teams

  6. Seleccione el archivo.
  7. Haga clic en el Abierto botón.
  8. Haga clic en el Enviar botón.

    Compartir archivo de forma privada en Teams

Después de completar los pasos, los destinatarios podrán acceder al archivo desde el historial de chat, pero solo usted podrá acceder al archivo a través del OneDrive carpeta en «Archivos». Sin embargo, siempre puede utilizar el Archivos pestaña dentro de «Equipos» o «Chat» para acceder rápidamente a los archivos compartidos en esas áreas.

Subir archivos directamente sin compartir

Para cargar archivos directamente a la carpeta OneDrive usando la pestaña «Archivos», siga estos pasos:

  1. Abierto Equipos de Microsoft.
  2. Haga clic en Archivos.
  3. Haga clic en el OneDrive lengüeta.
  4. Haga clic en el Subir botón.

    Cargar archivos en OneDrive en Microsoft Teams

  5. Seleccione los archivos.
  6. Haga clic en el Abierto botón.

Con la carpeta OneDrive, también es posible crear nuevos documentos de Office e incluso conectar su cuenta de OneDrive de trabajo (no personal) para sincronizar archivos.

Descargar archivos

Aunque los archivos siempre están disponibles dentro de la experiencia, también puede descargarlos desde cualquier lugar siempre que sea visible para usted.

Para descargar un archivo en Microsoft Teams, siga estos pasos:

  1. Abierto Equipos de Microsoft.
  2. Coloca el cursor sobre el archivo y haz clic en el tres puntos botón.
  3. Selecciona el Descargar opción.

    Descargar archivos de Microsoft Teams

Una vez que complete los pasos, el documento se descargará automáticamente en el Descargas carpeta.

Si el botón no está disponible, siempre puede hacer clic en el archivo para abrirlo en Teams y luego hacer clic en el Descargar botón de la parte superior derecha.

Compartir archivos

También puede crear un enlace para compartir de un archivo, que luego puede compartir con otros colegas.

Para compartir un archivo disponible en Teams, siga estos pasos:

  1. Abierto Equipos de Microsoft.
  2. Coloca el cursor sobre el archivo y haz clic en el tres puntos botón desde cualquier lugar.
  3. Haga clic en el Copiar link opción para copiar el enlace al portapapeles.

    Enlaces compartibles de Microsoft Teams

  4. Envíe el enlace por correo electrónico o mensajería instantánea.

Después de completar los pasos, puede enviar el enlace a cualquier persona, pero solo los miembros del canal podrán acceder al archivo.

Cómo agregar almacenamiento en la nube en Microsoft Teams

En Microsoft Teams, también puede integrar otros servicios de almacenamiento en la nube, como Dropbox, Box, ShareFile y Google Drive.

Para agregar una cuenta de Google Drive (por ejemplo), siga estos pasos:

  1. Abierto Equipos de Microsoft.
  2. Haga clic en Archivos.
  3. Haga clic en el Agregar almacenamiento en la nube botón.

    Microsoft Teams Agregar opción de almacenamiento en la nube

  4. Seleccione el servicio de almacenamiento. Por ejemplo, Google Drive.

    Google Drive para Microsoft Teams

  5. Confirma la información de tu cuenta de Google.
  6. Haga clic en el próximo botón.
  7. Confirmar la contraseña.
  8. Haga clic en el Registrarse botón.
  9. Confirme su código de autenticación de dos factores (si corresponde).
  10. Haga clic en el Hecho botón.
  11. Haga clic en el Permitir botón.

    Permisos de Google Drive para equipos

Una vez que complete los pasos, tendrá acceso para ver y compartir archivos desde su cuenta de Google Drive.

Al integrar un servicio de almacenamiento de terceros a Microsoft Teams, puede compartir archivos dentro de cualquiera de sus equipos, pero por alguna extraña razón (o de seguridad), no puede compartir estos archivos de forma privada mediante el chat. Sin embargo, si debe compartir un archivo de Google Drive de forma privada con una o varias personas, siempre puede descargar el archivo y luego cargarlo manualmente en la sesión de chat.