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Fax de Google: fax de Gmail, Google Drive, Docs y Sheets

29/10/2020

Usando el teléfono

Aunque el correo electrónico es el medio de comunicación más popular en todo el mundo, hay muchos profesionales que todavía prefieren el fax debido a sus beneficios de seguridad y confidencialidad.

De hecho, algunos departamentos gubernamentales solo aceptan documentos enviados por fax. Sin embargo, en esta época en la que todo se vuelve compacto e inalámbrico, nadie quiere una máquina de fax que ocupe la mitad del espacio de la oficina. Esta es la razón por la que cada vez más personas están cambiando al fax en línea, especialmente al fax de Google.

Este artículo tratará sobre varias formas de enviar faxes a través de los servicios de Google como Gmail, Google Drive, Google Docs, etc. sin la necesidad de una máquina de fax.

Vaya a la información que necesita:

  • Envío y recepción de faxes en línea
  • Cómo enviar un fax desde Gmail
  • Cómo enviar un fax desde Google Drive
  • Beneficios de enviar faxes con Google
  • Preguntas frecuentes

Parte 1: Enviar y recibir faxes en línea

Las máquinas de fax requieren una gran cantidad de inversiones, espacio y necesidades adicionales, como líneas telefónicas, papel, tóner, etc., lo que disuade a la mayoría de los usuarios de comprar o alquilar una.

Y es por eso que los servicios de fax en línea se están convirtiendo en una alternativa preferida a las voluminosas máquinas de fax, ya que permiten a los usuarios enviar y recibir faxes directamente a través de Internet.

CocoFax es un servicio de fax en línea preferido debido a su idoneidad tanto para usuarios ocasionales como para usuarios avanzados. Los usuarios ocasionales pueden iniciar la prueba gratuita para enviar y recibir faxes de forma gratuita a través de CocoFax.

Para los usuarios habituales, CocoFax ofrece un número de fax permanente junto con varias otras funciones, como fax de Google, Microsoft, correo electrónico, teléfono inteligente, etc.

Anuncio de Cocofax

Parte 2: Cómo enviar un fax desde Gmail

Gmail, de forma predeterminada, no admite el envío y la recepción de faxes directamente. Aquí es donde un Fax de Google servicio como CocoFax viene al rescate.

Estos servicios de fax en línea traducen las señales telefónicas analógicas en señales digitales y acortan la brecha entre Gmail y los enfoques de fax tradicionales, lo que evita la necesidad de hardware adicional.

Envío de faxes a través de Gmail

Para enviar faxes a través de Gmail, puede crear una cuenta CocoFax ingresando su dirección de Gmail en su plataforma. CocoFax ofrece un período de prueba gratuito de 30 días durante la creación de la cuenta.

Después de esto, enviar faxes será tan fácil como enviar un correo electrónico. La principal diferencia entre enviar un fax y un correo electrónico es el campo «Para».

Estos son los pasos:

  1. Regístrese para obtener una cuenta de CocoFax con su dirección de Gmail (puede obtener una prueba gratuita de 30 días).
  2. En Gmail, haga clic en el Componer opción en Gmail que permite crear un nuevo correo electrónico.
  3. En el campo ‘Para’, ingrese el código de país del destinatario y el número de fax seguido de ‘@ cocofax.net’.
  4. Adjunte su documento de fax (CocoFax admite una variedad de formatos, incluidos PDF, jpg, jpeg, png, doc, docx, xls, xlsx, tiff).
  5. prensa Enviar (completar el asunto y el cuerpo son opcionales).

Fax desde Gmail

Siempre que envíe un fax a través de CocoFax, CocoFax enviará un informe de entrega a su bandeja de entrada de Gmail con detalles como páginas de fax, estado de entrega, etc.

Recibir faxes a través de Gmail

CocoFax proporciona un número de fax gratuito con un plan de suscripción. Un usuario puede recibir faxes a través de este número. El fax entrante generalmente se reenvía a la bandeja de entrada de Gmail registrada como un archivo PDF adjunto. El correo electrónico también contiene información sobre el remitente, como su número de fax y el registro de transmisión.

Recibir fax a Gmail

Parte 3: Cómo enviar faxes desde Google Drive (documentos, hojas, etc.)

CocoFax proporciona un complemento de Google Drive que se puede integrar con Google Docs y Google Sheets. Los usuarios pueden usarlo para enviar faxes directamente a través de documentos de Google Drive con un solo clic.

He aquí cómo usar eso:

  1. Descargue e instale el complemento CocoFax para Google Drive.
  2. Mientras visualiza su documento u hoja de cálculo en Google Drive, seleccione la barra de menú y haga clic en Complementos.
  3. Seleccione CocoFax de la lista de complementos disponibles.
  4. Desde aquí, puede enviar directamente el fax ingresando el número de fax del destinatario y cualquier otra información relevante.

Fax desde Google Drive

Parte 4: Beneficios de enviar faxes con Google

Los beneficios de enviar faxes a través de los servicios de Google son tantos que puede parecer injusto compararlo con la configuración de una máquina de fax convencional. Algunos de estos beneficios incluyen:

  • No es necesario imprimir todos los documentos de fax. Los usuarios pueden elegir qué documentos imprimir. También pueden guardar, reenviar o eliminar un documento de fax directamente desde su bandeja de entrada de Gmail.
  • Enviar faxes con Google ofrece la opción de utilizar un teléfono inteligente para enviar y recibir faxes al alcance de su mano.
  • Google fax ahorra el costo de usar una máquina de fax, papel, tóner, costos de servicios públicos y los costos de mantenimiento de cada uno de ellos. Además, no es necesario configurar un cable telefónico dedicado solo para enviar y recibir faxes.
  • El envío de faxes G-suite proporciona una capa de comodidad, ya que los usuarios pueden enviar faxes con un solo clic a través de la mayoría de las plataformas de Google. Y todos los faxes se archivan en la nube.

Funciones de Cocofax

Preguntas frecuentes

Aquí encontrará respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre el envío de faxes en línea a través de las aplicaciones de Google:

P: ¿Puedo enviar un fax a través de un teléfono inteligente?
Sí, puede utilizar todos y cada uno de estos métodos mencionados anteriormente para enviar y recibir faxes a través de su teléfono.

P: ¿Qué debo ingresar en el campo del destinatario al enviar un fax a través de Gmail?
El campo del destinatario debe contener el número de fax del destinatario con el código de país, el código de área y ‘@ cocofax.net’ como sufijo. Por ejemplo, si el número de fax es 123456, el código de país es +77 y el código de área es 31, el campo del destinatario debe ser: +7731123456@cocofax.net

P: ¿Qué debo agregar en el cuerpo del correo electrónico mientras envío un fax a través de Gmail?
Todo lo que se ingrese en el cuerpo del correo electrónico se enviará como la primera página del documento de fax que recibirá el destinatario.

P: ¿Por qué no se entrega mi fax?
Las razones más comunes por las que los faxes no se entregan son que la máquina de fax del receptor está apagada, su máquina de fax está ocupada o que ingresa un número de fax incorrecto.

P: ¿Puedo enviar faxes internacionalmente a través de este método?
Sí, es posible enviar faxes a 189 países de todo el mundo con CocoFax. Todo lo que necesita es el código de país y el código de área del receptor.

Notas finales

Enviar faxes a través de Gmail y otros servicios de Google no solo es posible sino que, de hecho, es preferible a los medios tradicionales de transmisión de archivos. Ya no hay necesidad de máquinas de fax y líneas telefónicas con la gran cantidad de funciones de fax en línea a su disposición.