Saltar al contenido

Los 7 mejores consejos de gestión del tiempo para hacer crecer su negocio

08/11/2020

Warren Buffett dijo una vez: «Puedo comprar lo que quiera, pero no puedo ganar tiempo». Además de ser un claro recordatorio de la mortalidad, esto también alude a una de las principales razones por las que muchas empresas fracasan: la escasa capacidad de gestión del tiempo.

¿Por qué es importante la gestión del tiempo? Los directores ejecutivos y gerentes simplemente no pueden darse el lujo de ser ineficientes en la forma en que manejan las cosas, especialmente si esperan tener un negocio exitoso o un equilibrio entre el trabajo y la vida que se acerque a lo saludable.

Estudios previos han encontrado que el empleado promedio pasa alrededor del 40% de su jornada laboral en «trabajo real» y, desafortunadamente, muchos empresarios de alto nivel que se han abierto camino en la escala corporativa traen consigo el mismo tipo de ineficiencia.

Es por eso que las aplicaciones de gestión del tiempo son un gran negocio. Si pueden ayudarlo a recuperar incluso el 5% del tiempo que dedica a tareas triviales, eso podría liberar un par de horas cada semana.

A continuación, encontrará los mejores consejos para la gestión del tiempo, así como algunas aplicaciones útiles, que le ayudarán a recuperar el control de su horario.

Cómo adquirir habilidades esenciales de gestión del tiempo

Nadie nace como bastión de la eficiencia ni conoce todas las claves de la gestión del tiempo en los negocios. Cuando se trata de dominar las técnicas de gestión del tiempo, como con cualquier otra habilidad, la práctica hace al maestro.

Al buscar las mejores ofertas de aplicaciones de administración del tiempo, notará que la mayoría alaba incluso los éxitos más pequeños en lugar de castigar el fracaso.

Tampoco es prudente comprar herramientas de administración del tiempo que sean demasiado prescriptivas y no reconozcan que en el mundo de cómo administrar el tiempo, el progreso incremental sigue siendo un progreso. Vamos a por ello.

1. Planifique con anticipación

Hay un viejo cliché en el mundo empresarial de que «si no planifica, planea fracasar». Como suele ser el caso, hay algo de verdad en ello.

Aunque ceñirse inquebrantablemente a un plan que no funciona es igual de malo, tener una idea de la dirección en la que quieres que vayan las cosas es siempre un buen punto de partida.

Si no está seguro de cómo administrar su tiempo y tiene una mentalidad de cerebro derecho, una herramienta como Aeon Timeline es excelente para diseñar tareas de una manera visual.

Gestión de proyectos de la aplicación Aeon Timeline Mac

Más que eso, Aeon Timeline te permite:

  • Trabaje en varios proyectos a la vez, dividiendo las cosas en subtareas

  • Vincula tareas con dependencias y asígnalas a ti mismo oa otras personas.

  • Utilice plantillas de proyectos diseñadas para ser visualmente atractivas y altamente personalizables.

  • Importe archivos CSV y exporte imágenes, archivos PDF o presentaciones interactivas

Claro, una lista de cosas por hacer puede ser un buen comienzo para cualquier proyecto, pero por lo general no logra captar el terreno de la misma manera que lo hace un plan más visual.

2. Prioriza sin piedad

Cuando tenga un plan en marcha, puede comenzar a averiguar qué debe hacer a corto plazo para avanzar hacia la ejecución exitosa de ese plan.

Hay varias formas de priorizar sus tareas, desde «comerse la rana» (que implica abordar las tareas que menos le entusiasman a primera hora de la mañana para reducir la procrastinación) hasta categorizar sus tareas por tipo:

  • Importante y urgente

  • Importante pero no urgente

  • Urgente pero no importante

  • No urgente ni importante

Al ver cómo administrar el tiempo, aprender a priorizar (y decir «no» cuando algo simplemente no es una prioridad) es una habilidad valiosa.

3. Delega para ser libre

Una vez que tenga una mejor idea de lo que debe hacer en los próximos días, semanas y meses, así como cuándo debe hacerlo, puede pensar en qué tareas debe abordar usted mismo y en cuáles puede delegar. a empleados o compañeros.

Herramientas como Wrike, Trello o Jira son excelentes para esto, pero si prefiere algo que se parezca más a una aplicación nativa para Mac, consulte Merlin Project Express.

Consejos de gestión de Merlin Project Express Mac

Además de permitirle planificar sus proyectos con tareas, dependencias y seguimiento del progreso, Merlin Project Express también le permite:

  • Aproveche las plantillas de proyecto probadas, pero muy flexibles

  • Realice un seguimiento del desempeño de los miembros del equipo y el tiempo dedicado, con capacidad de generación de costos

  • Sincronice con su libreta de direcciones de Mac para mantener a todos en la misma página

  • Divida los grandes proyectos en tareas más pequeñas con un cronograma de proyectos inteligente que refleje la urgencia de sus tareas pendientes

  • Adjunte correos electrónicos, notas e imágenes a su proyecto, de modo que todo lo que pueda necesitar para acceder esté disponible en un solo lugar

4. Analice su capacidad

Una vez que las ruedas se ponen en movimiento, es demasiado fácil asumir que todo va exactamente según lo planeado. Desafortunadamente, ese rara vez es el caso. Es inevitable que los planes, o al menos algún elemento de ellos, no funcionen como se esperaba.

Cuando eso sucede, es importante enderezar el barco de manera oportuna. El uso adecuado de las herramientas de gestión de proyectos le permite obtener información sobre el progreso que otros están logrando sin la necesidad de reuniones interminables o correos electrónicos de «actualización de estado» de ida y vuelta.

Es importante comenzar a abordar las deficiencias u otros problemas a medida que surgen porque significa que no es necesario esperar a que algo salga drásticamente mal antes de prestarle atención.

En cuanto a sus propias actividades de administración del tiempo, una aplicación como Timing es útil para vigilar las cosas porque analiza e informa sobre cómo usa su Mac sin la necesidad de detener e iniciar los rastreadores de tiempo manuales (que son demasiado fáciles de olvidar ).

Aplicación de productividad Timing Mac pomodoro

Las herramientas de administración automática del tiempo como Timing son útiles porque:

  • Ahorre tiempo al «saber» en qué está trabajando sin tener que agregar mucha información manualmente

  • Realice un seguimiento de los documentos y aplicaciones en los que pasa la mayor parte del tiempo, incluso cuando no se da cuenta usted mismo

  • Prepare informes que aclaren de un vistazo lo que podría necesitar reducir o acelerar, y las áreas que podría estar descuidando.

  • Permitir aún la adición de actividades «fuera de Mac», como llamadas telefónicas o reuniones manualmente

5. Elimina distracciones

Desde correos electrónicos especulativos y redes sociales hasta lo que sucede fuera de la ventana de su oficina, el lugar de trabajo moderno está lleno de posibles distracciones. Es por eso que muchas personas consideran que las estrategias de administración del tiempo son más importantes que nunca.

Algunos confían en la técnica Pomodoro, que ve a los usuarios trabajando por bloques de 25 minutos antes de tomar un descanso de 5 minutos, mientras que otros creen que escuchar su cuerpo (por ejemplo, comenzar y trabajar tarde si es un noctámbulo, o viceversa si eres una persona mañanera) es la clave para reducir la distracción.

Be Focused es un ejemplo de una aplicación de gestión del tiempo que tiene como objetivo eliminar las distracciones durante el tiempo asignado para trabajar y se adapta muy bien a la técnica Pomodoro con su configuración predeterminada.

Be Focuse temporizador de Mac de gestión del tiempo

Más flexible que muchos otros rastreadores, Be Focused permite:

  • Personalización completa de la duración del intervalo, descanso corto y descanso largo

  • Equilibrio de múltiples tareas a la vez, con fácil cambio entre diferentes tareas pendientes

  • Pausar u omitir intervalos de trabajo en caso de interrupciones inesperadas

  • Compatibilidad cruzada con iPhone y iPad (versión iOS disponible)

  • Generación de archivos e informes CSV para realizar un seguimiento del progreso hacia sus objetivos

La atención plena está de moda en estos días, por lo que no es de extrañar que muchas actividades de gestión del tiempo en 2019 adopten los principios de eliminar las distracciones y concentrarse durante períodos de tiempo preestablecidos.

6. Toma descansos frecuentes

Ya sea que esté utilizando o no la técnica Pomodoro, como se mencionó anteriormente, es importante tomar descansos para recargar las baterías. Al hacer preguntas sobre «¿qué es la gestión del tiempo?» y «¿cómo puedo hacer más?» la respuesta nunca debería ser «trabajando más horas de las que estás ahora».

Puede parecer contradictorio pensar en tomar descansos al considerar las actividades de administración del tiempo, pero son absolutamente vitales para prevenir el agotamiento y restablecer la mente antes de volver a las tareas con ojos frescos.

Algunas personas trabajan mejor tomando descansos cortos, tal vez saliendo a dar una caminata rápida o poniéndose al día en las redes sociales, mientras que otras prefieren dividir su día en dos con una pausa para el almuerzo más larga. Pruebe algunos estilos diferentes y vea qué funciona …

7. Nunca dejes de experimentar

Cuando busque cómo administrar el tiempo, encontrará literalmente cientos de artículos y aplicaciones diseñadas para ayudarlo a progresar. Lo que la mayoría no le dirá, sin embargo, es que muchas de las estrategias de administración del tiempo que lee simplemente no funcionan para usted.

Diferentes personas tienen diferentes estilos de negocios, lo que inevitablemente significa que una aplicación de administración del tiempo por la que algunas personas confían podría parecerle completamente vulgar o como una tarea pesada. ¡Y eso está totalmente bien!

La clave aquí es encontrar la mejor aplicación de gestión del tiempo y otras técnicas que se adapten a usted.

¿Qué es la gestión del tiempo? No es un destino, sino un viaje.

Es fácil quejarse cuando alguien describe algo como “un viaje, no un destino”, pero es verdad cuando se trata de desarrollar habilidades de gestión del tiempo.

Así como los acaparadores no deciden tirar todo lo que han recolectado de una sola vez, no puede esperar convertirse en un cerebro de administración del tiempo de la noche a la mañana. En cambio, este es un proceso de desarrollo durante el cual usted descubre los consejos correctos de administración del tiempo para ayudarlo. ¡Ciertamente no hay escasez de ellos para que los pruebes!

Nuevamente, ¿por qué es importante la administración del tiempo? Cuando eres más productivo en el trabajo, desarrollas un equilibrio entre el trabajo y la vida más saludable, te preocupas menos por el trabajo durante tu tiempo libre, duermes mejor y probablemente desarrolles una relación más sólida con tus colegas o empleados. ¡No hay nada más importante que eso!

Lo mejor de todo es que todas las aplicaciones que necesita para sobresalir en la gestión del tiempo, ya sea Aeon Timeline, Timing, Merlin Project Express o Be Focused, están disponibles para una prueba gratuita a través de Tecnologar, una plataforma con más de 150 aplicaciones productivas para su Mac. ¡Comience a experimentar temprano para aprovechar todos esos beneficios a largo plazo!